Die rechtssichere Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen obliegt der Verwaltung. Wenn fehlerhaft eingeladen wird oder Fehler bei der Beschlussfassung unterlaufen, stellt sich die Frage nach der Anfechtbarkeit oder Nichtigkeit der Beschlüsse.
Wer darf eine Eigentümerversammlung einberufen?
Das Gesetz sieht drei Personengruppen vor, die eine Versammlung einberufen können: den amtierenden Verwalter, potenziell Berechtigte und Nichtberechtigte. Maßgeblich für die Wirksamkeit der Versammlung ist, wer eingeladen hat und in welcher Funktion dies geschah.
Einberufungsberechtigung des Verwalters und des Beirats
Der amtierende Verwalter ist per se immer zur Einberufung einer Versammlung berechtigt. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, eine Versammlung einzuberufen (bei Vorliegen der Gründe nach § 24 Absatz 2 WEG), kann die Einberufung durch andere Personen erfolgen. Berechtigt sind in diesem Fall der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer. Ob eine pflichtwidrige Weigerung vorliegt, ist im Einzelfall zu prüfen.
Folgen einer fehlerhaften Einberufung durch Nicht-Berechtigte
Beruft eine nicht einmal potenziell berechtigte Person die Versammlung ein, liegt rechtlich keine Versammlung vor. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein außenstehender Rechtsanwalt oder eine neue, noch nicht bestellte Verwaltung zur Versammlung einlädt. In einer solchen „Nicht-Versammlung“ können lediglich Nicht-Beschlüsse gefasst werden. Die Fehlerfolgen sind im Einzelfall zu prüfen und hängen davon ab, wer für wen einberufen hat.
Wie werden Beschlüsse rechtssicher vorbereitet?
Grundsätzlich trifft die Beschlussvorbereitungspflicht den Verwalter. Er muss sicherstellen, dass die zur Abstimmung gestellten Gegenstände den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die Beschlussvorbereitungspflicht des Verwalters
Da die Verwalterin in der Regel als Versammlungsleiterin fungiert, bereitet sie jene Beschlüsse vor, die sie selbst in die Versammlung einführt. Dazu zählen insbesondere die Abrechnungsspitzen, Wirtschaftspläne, Anpassungen der Vorauszahlungen sowie die Entlastung des Beirats und der Verwalterin.
Gut zu wissen:
Entlastungsbeschlüsse verhindern, dass die Gemeinschaft bezüglich jener Wirtschaftsjahre zukünftig gegen den Verwalter oder den Verwaltungsbeirat vorgehen kann. Sie dienen dazu, nachträgliche Schadensersatzforderungen auszuschließen.
Auch bei speziellen Themen wie dem Gebäudeenergiegesetz im Zusammenhang mit Etagenheizungen liegt die Vorbereitungspflicht beim Verwalter. Er unterscheidet dabei zwischen Geschäftsordnungsbeschlüssen, die den Gang der Versammlung regeln, und Sachbeschlüssen, die Instandhaltungen, Kostenverteilungen oder die Verwalterbestellung betreffen.
Besonderheiten bei baulichen Veränderungen
Wünscht ein Eigentümer oder eine Interessengemeinschaft eine bauliche Veränderung am Gemeinschaftseigentum, liegt grundsätzlich die umfassende Vorbereitungspflicht bei diesen Eigentümern. Sie müssen die Maßnahme inhaltlich so aufbereiten, dass darüber beschlossen werden kann.
Aus der Praxis:
In der Praxis können Eigentümer diese Aufgabe an den Verwalter delegieren. Der Verwalter ist jedoch nicht verpflichtet, dies kostenlos zu tun. Er kann sich die entstehenden Kosten durch einen entsprechenden Beschluss der Gemeinschaft erstatten lassen.
Wann ist ein Beschluss anfechtbar oder nichtig?
Eine Eigentümergemeinschaft kann nur über Gegenstände beschließen, für die ihr das Gesetz oder eine Vereinbarung (Öffnungsklausel) ausdrücklich eine Beschlusskompetenz zuweist. Fehlt diese Kompetenz, führt dies grundsätzlich zur Nichtigkeit des Beschlusses.
Die Einmonatsfrist für die Anfechtungsklage
Gegen anfechtbare Beschlüsse kann ein Eigentümer innerhalb einer Einmonatsfrist Anfechtungsklage erheben. Im Gegensatz dazu laufen für die Feststellung der Nichtigkeit keine Fristen. Da keine Fristen laufen, käme hier allenfalls eine Verwirkung in Betracht. Eine solche liegt nur dann vor, wenn ein Zeitmoment und ein Umstandsmoment gegeben sind. Für den Verwalter ist die Unterscheidung maßgeblich, um beurteilen zu können, wie lange mit einer Klage gegen die Beschlüsse zu rechnen ist.
Achtung:
Die einmonatige Frist zur Erhebung der Anfechtungsklage beginnt bereits am Tag der Beschlussfassung.
Welche Besonderheiten gelten für Umlaufbeschlüsse?
Umlaufbeschlüsse benötigen grundsätzlich die Zustimmung von 100 Prozent der Eigentümer, um wirksam zu sein. Diese Beschlüsse werden außerhalb einer Versammlung gefasst, wobei grundsätzlich die Textform (z. B. E-Mail) ausreicht. Teilungserklärungen können strengere Formvorschriften vorsehen.
In einer regulären Versammlung kann die Gemeinschaft jedoch beschließen, das Quorum für einen künftigen Umlaufbeschluss bezüglich eines konkret bestimmten Gegenstands auf eine einfache Mehrheit abzusenken (sog. Absenkungsbeschluss). Dies erhöht die Flexibilität, wenn am Versammlungstag noch Informationen für eine endgültige Entscheidung fehlen.
Häufige Fragen
Ein Umlaufbeschluss benötigt grundsätzlich die Zustimmung aller Eigentümer (100 Prozent). Die Gemeinschaft kann jedoch in einer Versammlung beschließen, dieses Quorum für einen spezifischen Einzelfall auf eine einfache Mehrheit abzusenken.
Der Beirat darf einberufen, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, die Versammlung einzuberufen, obwohl die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür gegeben sind.
Für die Nichtigkeitsfeststellung gibt es keine gesetzliche Frist. Ein Beschluss kann jedoch unter besonderen Umständen (Zeit- und Umstandsmoment) verwirkt sein.
Die Vorbereitungspflicht liegt bei den interessierten Eigentümern. Wenn der Verwalter diese Aufgabe übernimmt, kann er eine Kostenerstattung durch die Gemeinschaft beschließen lassen.
