Säumige Hausgeldschuldner gehören zum Alltag in Wohnungseigentümergemeinschaften. Die rechtliche Einordnung, wann und wie Verwalter gegen Zahlungsverzug vorgehen müssen, wirft in der Praxis regelmäßig Fragen auf.
Beitreibungspflicht ohne vorherigen Beschluss
Der Verwalter nimmt eine besondere Stellung ein: Er verwaltet das Vermögen der Gemeinschaft und muss gleichzeitig für deren Liquidität sorgen. Daraus folgt grundsätzlich eine Pflicht zur Beitreibung säumiger Forderungen – in der Regel unabhängig davon, ob die Gemeinschaft hierzu einen Beschluss gefasst hat.
Betroffen sind alle fälligen Ansprüche: Hausgeld bzw. Nebenkostenvorauszahlungen, Sonderumlagen und Abrechnungsspitzen. Die Beitreibung dieser Forderungen kann der Verwalter selbst vornehmen oder durch einen Rechtsanwalt seiner Wahl durchführen lassen.
Gut zu wissen:
Die Unterscheidung zwischen Außen- und Innenverhältnis spielt hier eine zentrale Rolle. Im Außenverhältnis ist der Verwalter umfassend vertretungsberechtigt. Im Innenverhältnis benötigt er für die meisten Maßnahmen einen legitimierenden Beschluss, der seinen Handlungsrahmen definiert. Bei der Beitreibung fälliger Forderungen entfällt diese Beschlusspflicht in der Regel, da die Liquiditätssicherung zu seinen Kernaufgaben zählt.
Zweistufiges Vorgehen: Mahnung und Klage
Der Beitreibungsprozess gliedert sich typischerweise in zwei Phasen:
Außergerichtliche Phase: Der Verwalter oder der beauftragte Rechtsanwalt fordert den säumigen Eigentümer zur Zahlung auf und setzt eine Zahlungsfrist.
Gerichtliche Phase: Bei fruchtlosem Ablauf der Frist folgt die Klage. Vor dem Amtsgericht kann der Verwalter selbst klagen, sofern er über die notwendige fachliche Qualifikation verfügt. Andernfalls beauftragt er einen Rechtsanwalt.
Auch für das Klageverfahren gilt grundsätzlich: Ein legitimierender Beschluss der Eigentümergemeinschaft ist nicht erforderlich.
Grenzen des beschlussfreien Handelns
Die Beschlusspflicht lebt in bestimmten Konstellationen wieder auf. Als Faustregel lässt sich formulieren: Maßnahmen, die der Liquiditätserhaltung dienen, können häufig ohne Beschluss durchgeführt werden. Maßnahmen, die die Liquidität gefährden könnten, erfordern in der Regel einen Beschluss.
Konkret bedeutet das:
- Häufig ohne Beschluss möglich: Mahnung, Klageerhebung, Vollstreckung
- Beschlusspflicht erforderlich: Stundungsvereinbarungen, Vergleiche, Forderungsverzicht
Wenn im laufenden Rechtsstreit ein Vergleich geschlossen werden soll, muss vorab ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft eingeholt werden. Gleiches gilt für Stundungsvereinbarungen.
Achtung:
Bei Stundungsvereinbarungen ohne vorherigen Beschluss drohen dem Verwalter Haftungsrisiken. Auch wenn ein Eigentümer nachvollziehbare Gründe für Zahlungsschwierigkeiten vorträgt und eine Ratenzahlung anbietet, fehlt dem Verwalter ohne Beschluss die Befugnis, diese Vereinbarung zu treffen. Die konkrete Beurteilung hängt dabei vom Einzelfall ab.
Kostentragung und Vergütung
Die Kosten des Mahn- und Klageverfahrens trägt die Eigentümergemeinschaft als Auftraggeberin. Der Verwalter handelt lediglich als deren Vertreter. Das gilt auch für anfallende Anwaltskosten und gegebenenfalls für gesondert abgerechnete Tätigkeiten des Verwalters im Mahnverfahren.
Diese Kosten fallen zunächst bei der Gemeinschaft an, auch wenn sie letztlich über die erfolgreiche Beitreibung dem säumigen Eigentümer zugerechnet werden.
Haftungsrisiken bei Untätigkeit
Kommt der Verwalter seiner Beitreibungspflicht nicht nach, können Schadensersatzansprüche der Gemeinschaft gegen ihn entstehen. Relevante Fallkonstellationen sind:
- Verjährung von Forderungen durch unterlassene Geltendmachung
- Forderungsverzicht ohne Beschlussgrundlage
- Erheblich verzögertes gerichtliches Vorgehen
Aus der Praxis:
In einem dokumentierten Fall wartete ein Verwalter mehrere Jahre mit der gerichtlichen Geltendmachung offener Hausgeldschulden. Als der säumige Eigentümer später zahlungsunfähig wurde, machte die Eigentümergemeinschaft den Verwalter für den Ausfall mitverantwortlich. Bei früherem Handeln hätte die Forderung möglicherweise noch beigetrieben werden können.
Rollenverständnis und Handlungshemmung
Manche Verwalter zögern bei der anwaltlichen Verfolgung von Forderungen gegen Eigentümer. Ein Grund dafür liegt häufig in einem unklaren Rollenverständnis: Der Verwalter agiert nicht für seine eigene Verwaltungsgesellschaft, sondern als Vertreter der Eigentümergemeinschaft. Die Beauftragung eines Rechtsanwalts erfolgt im Namen und auf Rechnung der Gemeinschaft.
Diese Unterscheidung kann die Hemmschwelle senken, konsequent gegen säumige Zahler vorzugehen. Die Entscheidung folgt einer professionellen Pflicht zur Liquiditätssicherung, nicht einem persönlichen Konflikt.
Standardisierung des Mahnwesens
Ein strukturierter Mahnprozess bietet Rechtssicherheit und Nachweismöglichkeiten. Ein möglicher Ablauf:
- Ab 14 Tage nach Fälligkeit: Zahlungserinnerung
- Ab 28 Tage nach Fälligkeit: Außergerichtliche Mahnung mit Zahlungsfrist durch einen beauftragten Rechtsanwalt
- Nach fruchtlosem Ablauf: Gerichtliche Durchsetzung durch einen beauftragten Rechtsanwalt
Die lückenlose Dokumentation jedes Schritts schützt den Verwalter bei späteren Haftungsfragen und weist gegenüber der Eigentümergemeinschaft die Erfüllung der Pflichten nach.
Lassen Sie Ihre Forderungen professionell durchsetzen.
Erfüllen Sie Ihre Pflicht als Verwalter und vermeiden Sie Haftungsrisiken durch die professionelle Durchsetzung offener Forderungen gegen säumige Eigentümer.
Rechtsanwalt P. Keefer
Zusammenfassung
Die Beitreibung säumiger Forderungen zählt zu den Kernaufgaben des Verwalters und erfordert in der Regel keinen vorherigen Beschluss der Eigentümergemeinschaft. Verzögertes Handeln kann Haftungsrisiken begründen. Stundungen und Vergleiche dürfen dagegen typischerweise nur nach vorherigem Beschluss vereinbart werden. Die konkrete rechtliche Beurteilung hängt jedoch stets von den Umständen des Einzelfalls ab.
